Desain dan Struktur Organisasi

Teori Organisasi Umum 2

Disusun oleh :

Akbar Maulana (10113547)

2KA35

UNIVERSITAS GUNADARMA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI

TAHUN 2015

1 Pengertian Struktur dan Desain Organisasi

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.Struktur organisasi adalah  bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan, dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.

Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

2  Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur Organisasi

 a. Keputusan Manajerial

Pengambilan keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan meraih sasaran.

4  keputusan manajerial  sebagai pembentuk struktur organisasi meliputi :

1. Pembagian kerja

menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan, seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada ketidakefisienan.

Contoh : Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti  pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.

2. Pendelegasian kewenangan (delegation of authority)

mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.

3.Pembagian Departemen

Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).

Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.

2. Pelayanan (Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan  kelas turis dalam suatu kapal pesiar.

3. Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer dan konsumen akhir.

4. Peralatan dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen pemotongan, perakitan dan pembungkusan.

5. Urutan angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor 5001-9999 dalam Departemen lain.

Semakin besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebut mixed departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.

Departementasi fungsional. Pendekatan fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga kelangsungan hidupnya.

Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.

Departementasi produk. Dengan berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.

Departementasi wilayah. Bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.

Tipe organisasi divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya antara lain: kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.

4.      Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.

b.  Tiga Dimensi Struktur Organisasi

1.KOMPLEKSITAS

        Kompleksitas adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. , mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

2. BENTUK DIFERENSIASI :

Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.

Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.

3.FORMALISASI

Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi. Formalisasi akan diukur dengan menentukan apakah organisasi tersebut mempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian pekerjaan untuk melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.

4.SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

        Sentralisasi, merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan  Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal.

Hambatan sentralisasi :

—  Hanya memperhatikan struktur formal.

—  Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.

—  Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.

—  Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.

   

 Keuntungan desentralisasi :           

—    setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi

—   Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.

—  Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.

—  Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.

—  Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.

Keuntungan sentralisasi :

—  Keputusan komprehensif yang akan diambil.

—  Penghematan dan lebih efektif

2.3 Dimensi Struktur

      Tinjauan mengenai struktur organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga parameter yang telah di jelaskan di atas. Sebagian besar telah di bahas pada bagian dua yaitu kompleksitas, formalitas, dan sentralitas.

-       Berbagai Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi

Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

1.  Wewenang. Arti wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau  memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.

2. Kekuasaan. Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah untuk melakukan hal tersebut.

3.  Tanggung jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.

4.  Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan akuntabilitas terjadi.

5.  Komunikasi dalam Organisasi.  Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui tingkatan Organisasi.

6.  Hubungan Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan Deskripsi wewenang dalam Organisasi.

7.  Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering disebut dengan istilah-istilah span of supervision, span of authority, span of management dan span of attention.

8.  Sentrailisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.

9.  Rantai wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus diintegrasikan.

10. Kesatuan perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.

11. Ukuran, yaitu jumlah anggota dalam organisasi

12. Komponen administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang menjalankan tanggung jawab administratif.

13. Spesialisasi, yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.

14. Standarisasi, yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau aktivitas yang bersifat berulang atau regular.

15. Formalisasi, yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara tertulis.

16. Sentralisasi, Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.

17. kompleksitas, jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.

18. Integrasi, kualitas kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasi unit unit.

19. diferensiasi, jumlah fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan emosional antara pada manager dari departeman yang berbeda.

2.4  Model Desain Organisasi

Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu­san dan besaran satuan kerja.

1. Desain Organisasi Mekanistik.

• Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
• Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
• Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
• Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
• Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
• Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

       2. Desain Organisasi Orgranik.

• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
• Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
• Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
• Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.